Jak zorganizować akcję poboru krwi?
Zasady organizacji terenowych akcji poboru krwi i kwalifikacji do Centralnego Rejestru Niespokrewnionych Potencjalnych Dawców Szpiku i Krwi Pępowinowej (CRNPDSiKP) organizowanych i realizowanych przez RCKiK w Lublinie
(dla organizatorów terenowych akcji poboru krwi i kwalifikacji do CRNPDSiKP)
- 1. Postanowienia ogólne:
1.1. Organizatorem terenowej akcji poboru krwi i kwalifikacji do CRNPDSiKP może być osoba pełnoletnia występująca w imieniu instytucji, organizacji lub jako osoba prywatna.
1.2. W celu zapisania się do Centralnego Rejestru Niespokrewnionych Dawców Szpiku i Krwi Pępowinowej należy zgłosić taką chęć przy rejestracji, a następnie wypełnić dedykowaną ankietę i pozytywnie przejść procedurę medyczną (badanie lekarskie, badanie próbki krwi).
1.3. Akcja terenowego poboru krwi może odbywać się przy użyciu mobilnego punktu poboru krwi lub stacjonarnie w pomieszczeniach przygotowanych przez organizatora zewnętrznego, a także w Siedzibie Głównej RCKiK oraz w Terenowych Oddziałach RCKiK.
1.4. Podczas akcji krwiodawstwa pobierana jest krew pełna oraz zapewniona jest gotowość pobierania próbek krwi od kandydatów na dawców szpiku.
1.5. Akcje krwiodawstwa realizowane są w dni ustalone z Działem Promocji i Marketingu RCKiK w Lublinie i umawiane w zależności od dostępności terminów oraz bieżącego zapotrzebowania na krew.
1.6. Obszar działania: teren woj. Lubelskiego.
- 2. Cel akcji poboru krwi:
2.1. Pozyskiwanie krwi i jej składników od honorowych dawców krwi.
2.2. Aktywne propagowanie idei honorowego krwiodawstwa, pozyskiwanie jak największej liczby nowych krwiodawców.
2.3. Stworzenie mieszkańcom województwa lubelskiego dogodnych warunków do regularnego oddawania krwi.
2.4. Promocja i pozyskiwanie potencjalnych niespokrewnionych dawców szpiku.
- 3. Warunki do spełnienia przez Organizatora przed realizacją akcji poboru krwi
3.1. Zgłoszenie przez Organizatora chęci zorganizowania akcji krwiodawstwa może nastąpić w siedzibie RCKiK w Lublinie przy ul. Żołnierzy Niepodległej 8 w Dziale Promocji i Marketingu (DPiM) pok. 111, telefonicznie (tel. 606 267 192) lub za pomocą poczty elektronicznej: promocja@rckik.lublin.pl.
3.2. Termin akcji krwiodawstwa należy ustalić każdorazowo z pracownikiem DPiM RCKiK w Lublinie. Organizator może dokonać rezerwacji terminu w ciągu całego roku kalendarzowego nie krócej jednak niż do 14 dnia miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym planowana jest akcja.
3.3. Organizator akcji krwiodawstwa powinien zapewnić co najmniej 25-osobową grupę potencjalnych dawców (DPiM udostępnia materiały informacyjno-promocyjne, a także przekazuje Organizatorowi niezbędną wiedzę organizacyjną oraz merytoryczną).
3.4. Do sprawnego przebiegu terenowych akcji poboru krwi niezbędny jest dobry zasięg sieci komórkowej lub możliwość podłączenia sprzętu RCKiK Lublin do zabezpieczonej sieci Wi-Fi (po wcześniejszym ustaleniu z Działem Informatycznym RCKiK).
3.5. Miejsce terenowej akcji poboru krwi
3.5.1. Z wykorzystaniem mobilnego punktu poboru krwi (ambulans).
3.5.1.1. Organizator musi uzyskać pisemne pozwolenie właściciela terenu na bezpłatny wjazd i postój ambulansu podczas akcji poboru krwi w uzgodnionym miejscu i przekazać je do DPiM RCKiK w Lublinie. Następnie upoważniony pracownik RCKiK w Lublinie ocenia możliwości wjazdu, manewrowania, postoju i wyjazdu ambulansu.
3.5.1.2. Organizator zabezpiecza miejsce wjazdu, postoju i wyjazdu ambulansu oraz stwarza warunki bezpiecznego i swobodnego przemieszczania się potencjalnych Krwiodawców.
3.5.1.3. Organizator odpowiedzialny jest za zapewnienie miejsca dla dawców, w którym będą mogli schronić się w razie niesprzyjających warunków atmosferycznych.
3.5.1.4. Organizator zapewnia dostęp do toalet.
3.5.1.5. Wymiary ambulansów: dł. 13,5 m, szer. 3 m, wys. 4 m, waga 22 t
3.5.2. W pomieszczeniach stacjonarnych:
3.5.2.1. Organizator zapewnia bezpłatny dostęp do pomieszczeń w celu przeprowadzenia akcji poboru krwi.
3.5.2.2. Wielkość pomieszczeń jest uzależniona od ilości osób chętnych do udziału w akcji poboru krwi. Pomieszczenia powinny być przestronne i ustawne. Minimalny rozmiar pomieszczenia powinien wynosić 40 m2.
3.5.2.3. Każde nowe miejsce, gdzie nie były dotychczas organizowane akcje poboru krwi wymaga spisania protokołu z kontroli pomieszczeń przez upoważniony personel RCKiK przed zorganizowaniem akcji. Na spotkanie należy umówić się z pracownikami DPiM.
3.5.2.4. Pomieszczenia muszą być czyste, widne, z dostępem do prądu, toalet dla personelu oraz
z możliwością otwierania okien lub klimatyzowane. Preferowane są pomieszczenia na parterze.
3.5.2.5. W pomieszczeniach powinny być zapewnione stoliki oraz krzesełka dla personelu oraz dawców – w ilości wskazanej przez DPiM lub Kierownika ekipy.
3.5.2.6. Podczas akcji temperatura w pomieszczeniach do poboru krwi powinna mieścić się w zakresie od 20oC do 26oC.
3.5.2.7. Organizator zapewnia bezpłatny parking dla samochodu służbowego RCKiK z przyczepą, którym transportowany jest personel i sprzęt na akcję poboru krwi.
3.5.3. W siedzibie RCKiK w Lublinie lub Terenowych Oddziałach:
3.5.3.1. Organizator na minimum 7 dni przed planowaną akcją zawiadamia pracowników Działu Promocji i Marketingu RCKiK w Lublinie o chęci przyjechania i oddania krwi przez zorganizowaną grupę osób.
3.5.3.2. Organizator informuje o ilości osób deklarujących oddanie krwi lub jej składników oraz o planowanej godzinie przybycia do siedziby RCKiK w Lublinie bądź do Terenowego Oddziału RCKiK Lublin.
3.5.3.3. Istnieje możliwość wykorzystania samochodu służbowego RCKiK w Lublinie do przewozu grupy potencjalnych krwiodawców do siedziby RCKiK w Lublinie lub Terenowych Oddziałów.
3.6. Godziny rejestracji dawców.
3.6.1. Czas przeznaczony na rejestrację dawców ustalany jest przez pracownika DPiM wspólnie z Organizatorem na podstawie informacji o odległości i czasie dojazdu do miejsca poboru krwi z RCKiK w Lublinie lub Terenowego Oddziału, liczbie potencjalnych dawców lub czasie trwania imprezy towarzyszącej.
3.6.2. Standardowy czas trwania rejestracji dawców to 4 godziny (np. 9:00-13:00).
3.6.3. Akcja nie kończy się wraz z momentem zakończenia rejestracji tylko trwa do momentu oddania krwi przez ostatniego zarejestrowanego Krwiodawcę.
- 4. Realizacja akcji krwiodawstwa
4.1. Ekipa wyjazdowa RCKiK w Lublinie powinna stawić się na miejscu akcji krwiodawstwa 15 minut przed ustaloną godziną rozpoczęcia rejestracji w przypadku akcji z wykorzystaniem mobilnego punktu poboru krwi, 30 minut w przypadku akcji w pomieszczeniach stacjonarnych.
4.2. Godziny rejestracji dawców podczas trwania akcji powinny być zgodne z ustaleniami. Skrócenie lub wydłużenie czasu rejestrowania może odbyć się tylko w uzasadnionych przypadkach:
4.2.1. na wniosek Organizatora akcji po uzgodnieniu z kierownikiem ekipy,
4.2.2. w sytuacjach zagrażających zdrowiu dawców i personelu,
4.2.3. awarii sprzętu i/lub pojazdu,
4.2.4. w uzgodnieniu lub na polecenie Dyrektora RCKiK w Lublinie.
4.3. Przynajmniej na 2 dni przed oraz w dniu akcji poboru krwi Organizator powinien być dostępny pod wskazanym wcześniej numerem telefonu.
4.4. W przypadku akcji stacjonarnych Organizator zapewnia w miarę możliwości pomoc przy przenoszeniu z pojazdu sprzętu niezbędnego do pobierania krwi.
4.5. Utrzymanie porządku w pomieszczeniach stacjonarnych:
4.5.1. organizator akcji krwiodawstwa udostępnia pomieszczenia czyste i przygotowane do rozpoczęcia pracy przez ekipę RCKiK,
4.5.2. ekipa wyjazdowa po zakończeniu akcji porządkuje i ewentualnie dezynfekuje miejsce pracy,
4.5.3. personel RCKiK w Lublinie pozostawia pomieszczenia w stanie niepogorszonym od zastanego.
- 5. Odwołanie akcji poboru krwi
5.1. Organizator może odwołać akcję poboru krwi. Fakt ten musi bezwzględnie zgłosić do Działu Promocji i Marketingu RCKiK w Lublinie nie później niż dwa dni przed planowanym terminem akcji.
5.2. RCKiK w Lublinie zastrzega sobie możliwość odstąpienia od realizacji akcji w przypadku:
5.2.1. wysokich zapasów krwi w RCKiK w Lublinie (decyzja Dyrektora RCKiK),
5.2.2. braku kontaktu telefonicznego z Organizatorem na 7 dni przed akcją,
5.2.3. niezapewnienia wymaganej minimalnej ilości chętnych do oddania krwi osób,
5.2.4. trudnych warunków atmosferycznych (np. gwałtowne wichury, śnieżyce),
5.2.5. niezapewnienia przez Organizatora w dniu akcji:
5.2.5.1. możliwości wjazdu, postoju, wyjazdu ambulansu do poboru krwi/pojazdu,
5.2.5.2. ustalonego wspólnie z RCKiK w Lublinie pomieszczenia do przeprowadzenia akcji.
- 6. Promowanie akcji krwiodawstwa
6.1. Organizator może otrzymać materiały promocyjne w postaci plakatów, broszur, ulotek - do odbioru w RCKiK w Lublinie lub Oddziałach Terenowych.
6.2. Istnieje również możliwość otrzymania materiałów w formie elektronicznej. Organizator powinien podać adres e-mail, na który mają zostać przesłane materiały promocyjne.
6.3. Powodzenie akcji krwiodawstwa zależy w dużym stopniu od jej rozpropagowania i aktywnego zaangażowania Organizatora. Jest on zobowiązany do rozpowszechniania otrzymanych materiałów promocyjnych i w miarę własnych możliwości przekazania informacji o akcji do mediów (prasa, radio, telewizja, media społecznościowe).
6.4. Promocja akcji może odbywać się poprzez kontakt z urzędami (np. gminy, miasta), instytucjami (np. straż pożarna, policja, wojsko), zakładami pracy, szkołami, firmami itp.
6.5. Udostępnianie informacji o terenowych akcjach poboru krwi
6.5.1. Informacje dotyczące najbliższych i potwierdzonych akcji krwiodawstwa zamieszczone są przez pracowników RCKiK w Lublinie na stronie internetowej www.rckik.lublin.pl, na Facebook’u Regionalnego Centrum Krwiodawstwa i Krwiolecznictwa w Lublinie oraz przesyłane do lokalnych mediów.
6.5.2. Organizator akcji zgłaszając chęć zorganizowania akcji wyraża zgodę na przekazanie pracownikom RCKiK w Lublinie swojego numer telefonu w celu umożliwienia kontaktu przed akcją ze strony ekipy.
